01.04.2011 Plugin - Import plánů finanční analýzy z Excelu
Helios Orange Helios controlling - Plugin Import plánů finanční analýzy z excelu
Metodika plánování a rozpočtů patří mezi důležité činnosti řízení podniků a organizací. Leckdy se jedná o velice sofistikovanou činnost a odpovědné sestavení plánů a rozpočtů má ve většině společností svoje specifika. Přestože v Helios Orange v modulu Finanční analýza a plánování existuje několik různých možností, jak plány vytvářet, někdy ani tyto možnosti nepokrývají všechny požadavky. V řadě společností se při tvorbě plánů a rozpočtů používá excel - pro uživatele známý, z hlediska obsluhy relativně jednoduchý a univerzální tabulkový nástroj, ve kterém lze snadno pomocí různých vzorců vytvářet i komplikované plány a rozpočty, které lze velice jednoduše modifikovat. Aby se využilo stávající metodiky tvorby plánů v excelu, doplnili jsme funkcionalitu Helios Orange o nástroj, který z excelu plány naimportuje do plánů Helios Orange - plugin "Import plánů finanční analýzy z Excelu".
Plugin "Import plánů finanční analýzy z Excelu" umožňuje jednorázově a hlavně opakovaně z excelu plánované hodnoty importovat do modulu Finanční analýza a plánování v Helios Orange. Plugin umožňuje import z MS Excel - verzí MS Office 2003, 2007 a 2010. Na PC nebo serveru, kde jsou uloženy soubory excelu s plány, nemusí být vlastní MS Excel vůbec nainstalován, což je výhoda zejména u serverového řešení.
Podmínkou je, že plány v excelu a v Helios Orange mají stejnou strukturu z hlediska struktury řádků plánu. Počet řádků plánu v excelu i v Helios Orange musí být totožný a i jednotlivé řádky musí být totožné z věcného hlediska. Samozřejmě těchto struktur plánů může být více. V jednom souboru excelu může být více listů s plány a v každém listu může být zase více plánů. Např. na jednom listu pro určitý útvar jsou plány za leden, únor, březen až prosinec, plány za jednotlivá čtvrtletí, jednotlivá pololetí a celý rok, např. 19 plánů. A pro každý útvar může být uvedená struktura plánů na extra listu, např. pro 10 útvarů na 10 listech s tím, že na 11. listu je plán za celou společnost, tj. 209 plánů celkem.
V Helios Orange je využito obecné funkcionality Dokumenty. Soubor excelu s plánem je navázán jako dokument. Vybere se z dokumentů soubor Excelu (XLS nebo XLSX) obsahující aktualizaci plánu. Soubor musí být uložen do databáze nebo musí fyzicky existovat na uvedené cestě. Těchto dokumentů s navázaným souborem může být více. V případě uložení souboru do databáze Helios Orange tyto problémy s fyzickými cestami odpadají.
Zadá se buňka, kde začínají hodnoty pro aktualizaci plánu. Může se použít i kombinace jména listu a buňky nebo názvu buňky v syntaxi používané programem Excel - pojmenovaná buňka. V případě, že se počáteční buňka nezadá, import začne buňkou A1 na prvním listu.
- List3!B2 - buňka B2 na listu List3
- B2 - buňka B2 na prvním listu
- Start - buňka s názvem Start
Při aktualizaci se převezmou hodnoty, které jsou v příslušném sloupci počínaje počáteční buňkou. Do příslušných řádku plánu se přebírají hodnoty podle čísel řádků. Tj. v případě, že začínáme na prvním řádku (např. A1), přebírají se hodnoty odpovídající číslu řádku plánu z příslušného sloupce (tj. A1,A2,A5,A6 pro čísla řádků plánu 1,2,5,6). Při jiném počátečním řádku se řádky v excelu příslušně zvýší (např. pro počáteční buňku C2 se načtou stejné řádky z buněk C2,C3,C6,C7)
Aktualizaci je možné navíc provádět opakovaně, při jakékoli změně plánů v excelu se provede pouze následně aktualizace plánů v Helios Orange, při použití hromadné aktualizace stačí spustit pouze akci Hromadná aktualizace z MS Excel.
Pokud máte o tento plugin Import plánů finanční analýzy z Excelu zájem, kontaktujte prosím Vašeho dodavatele systému Helios Orange. Po zakoupení licence se import provede prostřednictvím Helios Store.